Je pozitívne, že takýmto spôsobom nám môžu byť rýchlo doručené informácie, ktoré potrebujeme. Na druhej strane dostávam denne obrovský počet informácií, ktoré nepotrebujem alebo prichádzajú v nevhodnom čase. Nehovorím len o nevyžiadaných e-mailoch. Ak vaša práca vyžaduje komunikáciu s relatívne veľkým počtom ľudí, prípadne ste zapojený do práce viacerých pracovných tímov, zistíte, že sa nájdu ľudia, ktorí vám začnú posielať aj maily, s ktorými nemáte ako naložiť, prípadne sa vás týkajú len okrajovo. Za krátky čas si uvedomíte, že vaša schránka je každý deň zahltená obrovským množstvom mailov.
Väčšina z nich obsahuje kopu príloh a často treba vyvinúť veľa energie len na to, aby ste zistili, či ten mail obsahuje pre vás relevantné informácie. Je veľa ľudí, ktorí takto dostávajú denne toľko mailov, že veľkú časť pracovného času minú len na selekciu e-mailov, ktoré je nevyhnutné prečítať. Samozrejme, keďže chceme byť pri tejto selekcii efektívny, do niektorých mailov sa len zbežne začítame a rýchlo ich preskočíme, aby sme sa mohli venovať tým dôležitým. Určite sme si každý vytvorili svoje algoritmy na rýchlu selekciu mailov. Ak však dostávame nadmerný počet neužitočných mailov, pravdepodobnosť chyby selekcie sa zvyšuje a takto sa nám stáva, že sa nevenujeme dôležitému mailu. Zistíme to v lepšom prípade, až keď nás odosielateľ mailu upozorní na to, že nereagujeme, alebo keď už z nespracovania takéhoto mailu vyplynie nejaký väčší problém.
Ďalším nežiaducim faktorom dostávania veľkého množstva menej dôležitých mailov je to, že aj ich posúdenie vyžaduje určitý čas a zaberá určitú časť našej, bohužiaľ, limitovanej mozgovej kapacity. Chcem tým povedať to, že aj informácie z menej dôležitých mailov potrebujeme nejakým spôsobom posúdiť a zatriediť. Na sebe som si všimol, že táto činnosť ma rozptyľuje a odpútava od riešenia dôležitých mailov. Potom som nespokojný s tým, že som venoval málo času spracovaniu dôležitého mailu a kvalita môjho výstupu by mohla byť lepšia.
Niekedy na stanovenie priority spracovania e-mailov nevplýva len ich vecný obsah, ale aj požiadavky a očakávania odosielajúcej strany. Keďže sme sa dostali k vymoženostiam, ktoré nám robia internet a naše maily dostupnými úplne všade, často sa stretávame s tým, že odosielateľ e-mailu predpokladá, že sme celý deň k dispozícii a okamžite pripravení venovať sa jeho správe. Stalo sa mi raz, že jeden z partnerov mi v pondelok ráno vytkol, že som neodpovedal na jeho e-mail, ktorý odoslal v sobotu poobede. Mailom od takýchto odosielateľov sa podvedome venujeme niekedy viac, ako by vyžadoval ich vecný obsah.
Minimalizovať chyby vyplývajúce z dostávania nadmerného množstva menej užitočných pracovných mailov možno napríklad správnym a jednoznačným nastavením komunikačných kanálov, definíciou informácií, ktoré je nutné odovzdávať a niekedy aj upozornením odosielateľa na to, že mail, ktorý vám poslal, je pre vás neužitočný.
