Oddelenia údržby často bojujú s poddimenzovanými rozpočtami. Dá sa napriek tomu za „málo peňazí urobiť veľa muziky“ v údržbe?
Niekde to možné je, niekde nie. Pokiaľ máme náhradné diely, ktoré sú presne predpísané a nie sú lacné, tak to, že kúpime niečo lacné, len aby sme sa zmestili do rozpočtu, môže byť začiatok problémov. Pri určitom optimálnom pomere medzi nákladmi a výkonmi údržby možno zabezpečiť vysokú prevádzkovú dostupnosť zariadení. Ak sa však dostaneme pod istú hranicu nákladov na údržbu, začína sa ten pomer kaziť, a to je prvý krok k vzniku problémov. Mnohé podniky získali vďaka nástrojom na riadenie podnikových aktív (EAM – Enterprise Asset Management) prehľad o výkonoch údržby a tieto systémy už majú dobrú reputáciu aj u vrcholového vedenia. Aj keď príde z vedenia direktíva, že na tento rok máme na údržbu vyhradený menší rozpočet, pracovníci údržby už majú nástroj, ktorý im pomôže prísť s rozpisom všetkých činností na ich oddelení a požiadajú vedenie o odobrenie zrušenia činností, ktoré skrátený rozpočet nebude umožňovať vykonávať. Tým je údržba krytá a nakoniec sa to skončí tak, že rozpočet sa ponechá nezmenený, nakoľko vedenie vidí racionálnu argumentáciu zo strany manažérov údržby.
Ešte aj v súčasnosti sú na Slovensku podniky, ktoré veľkú časť svojej produkcie exportujú zahraničným zákazníkom, ale svoje skladové zásoby riadia a vedú v zošitoch či inej papierovej forme. Je v dnešnom konkurenčnom trhovom prostredí takýto prístup obhájiteľný a trvalo udržateľný?
Trvalo udržateľné to nie je. Čo sa týka obhájiteľnosti – pokiaľ to podnik nejakým spôsobom nebrzdí, neovplyvňuje to kvalitu či dodacie termíny, tak to môže v nejakej forme fungovať. Konkurencia sa bude na trhu asi už len zvyšovať, takže bude čoraz ťažšie s takto nastaveným systémom uspieť. Do veľkej miery to závisí aj od počtu či členitosti a špecifickosti náhradných dielov, počtu skladov, od poriadku, v akom sa sklady vedú a pod. Pri odvetviach, ktoré pracujú so šaržami, ako zdravotníctvo či potravinárstvo, alebo pri oceňovaní skladových zásob metódou FIFO je mimoriadne dôležité vedieť o skladových zásobách veľmi presné údaje, počty, byť schopný pružne a rýchlo vyhľadávať konkrétne položky. Pri určitom objeme sa už s papiermi jednoducho pracovať nedá. A nestačí ani tabuľkový procesor v počítači.
Náklady na skladovanie zásob náhradných dielov (ND) a ich udržiavanie predstavujú často nemalú sumu rozpočtu podniku. Aké spôsoby možno využiť na optimalizáciu a znižovanie týchto nákladov?
Náklady na udržiavanie náhradných dielov predstavujú 15 až 25 % všetkých nákladov firmy. Náklady na samotné zásoby či náhradné diely predstavujú 14 až 40 % všetkých prevádzkových nákladov. Preto je to zaujímavá problematika z hľadiska ich optimalizácie. Prvý krokom v tomto procese je urobiť si poriadok v skladoch aj v náhradných dieloch. Z našich skúseností môžeme povedať, že pri nasadzovaní systémov EAM sme to požadovali ako nevyhnutnú vec a už len to, že si firma spravila v skladoch a jej položkách „informačný“ poriadok, napr. vylúčením duplicít v označovaní, jej prinieslo úspory rádovo desiatky tisíc eur. Druhá vec je „fyzický“ poriadok. Keď presne viem, kde mám v sklade ísť, a poznám presnú pozíciu položky, tak šetrím čas. Táto položka je z hľadiska výkonu práce technika jedným z tých úzkych miest. Ďalším nástrojom optimalizácie nákladov je stanovenie jasnej zodpovednosti za sklad a jeho chod. Systém pridelenia pozície skladníka osobe zamestnanej na polovičný úväzok nie je šťastným riešením obzvlášť vo firme so štandardnou alebo viaczmennou prevádzkou. Odkazy na lístkoch, ktoré zanechajú pracovníci pri výbere položky počas jej neprítomnosti, nepridávajú na spoľahlivosti vedenia skladu. Treba stanoviť jedného, maximálne dvoch konkrétnych interných pracovníkov zodpovedných za vedenie a chod skladu. Dôležitý je aj poriadok pri zavádzaní nových skladových položiek či náhradných dielov. Treba vždy sledovať, či sa už daný diel pod nejakým iným označením v systéme nenachádza alebo ho naozaj pridáme ako novú položku.
S akými problémami sa najčastejšie stretávajú pracovníci výrobnej prevádzky, údržby či logistiky vo vzťahu k ND?
Sklady nie sú v rámci podniku izolované ostrovy. Existujú tu väzby na výrobu, údržbu či logistiku. Samotná údržba sa najviac stretáva s položkami označovanými ako náhradné diely. Je veľmi praktické a ideálne, ak sú oblasti údržby a sklady náhradných dielov integrované do jedného informačného systému, ktorý má vybudované vnútorné väzby. Mám v tejto súvislosti k dispozícii aj niekoľko štatistických zistení, ktoré sa mi podarilo nájsť v zahraničných zdrojoch, niektoré pochádzajú aj z našich vlastných skúseností. 30 % zásob sa nikdy nepoužije a pritom o tom ani nemáme potuchy. Podnik nemá prehľad o tom, kde sa majú použiť, nevie o tom, že daný náhradný diel sa už pol roka nepoužíva a pod. 50 % otvorených prípadov, resp. pracovných zákaziek, čaká na ND. Buď ho nevieme nájsť, alebo nie je na sklade a pod. Technik venuje 25 % svojho pracovného času hľadaniu náhradných dielov. 81 % objednávaného množstva je nesprávnych. V rámci podnikových informačných systémov už však existujú funkcionality na ekonomické stanovenie nakupovaného množstva. 8 % indikátorov náhradných dielov je duplicitných.
Pokiaľ to niekto nesleduje a neudržiava v poriadku, počty dielov narastajú a potom to padá do tých 30 % dielov, ktoré sa nikdy nepoužijú. No a z našich skúseností by som ešte doplnil, že často sa používajú rôzne príručné sklady. Tým, že sa daný diel môže nachádzať na viacerých miestach, vzniká riziko jeho chybnej evidencie v systéme. Preto je mimoriadne dôležité viesť aj príručné sklady v elektronickej forme a najlepšie integrované s centrálnym skladovým systémom.
Ďalej chýba spoločné využívanie informácií, čo platí obzvlášť pre podniky s viacerými samostatnými závodmi a pre drahé náhradné diely, resp. diely s dlhou dodacou lehotou. Ak nejaký z podnikov korporácie potrebuje súrne takýto náhradný diel, mal by existovať systém, ktorý zistí, či iný podnik v rámci korporácie takýto diel na sklade nemá. Takto možno v priebehu pár hodín problém odstrániť a medzitým doobjednať takýto diel opäť do skladu. V informačných systémoch sa takáto funkcionalita nazýva Multiorg, t. j. multiorganizačné zabezpečenie. Ďalším problémom je absencia pohotových informácií, KPI či online využívanie informácií o skutočnom stave v sklade. Skladník by mal mať po zapnutí počítača či formou SMS, e-mailu a pod. okamžité informácie o požiadavkách na vyskladnenie alebo objednanie položky.
Čo sú sprievodné indikátory zle, resp. neefektívne nastaveného systému správy a riadenia ND v podniku?
Týmto sa nikto nikdy nechváli. Jednak sú to dlhé prestoje – čo je čas reakcie údržbára od vzniku poruchy po jej odstránenie. Ak je ten čas dlhý, často je príčinou zlá informovanosť či chýbajúca spätná väzba – čo treba na zariadení urobiť, aký ND treba použiť, máme ho vôbec na sklade a pod. A samozrejme druhým indikátorom sú stúpajúce náklady vo výrobe z hľadiska prestojov.
Aké kroky by mohli podniku pomôcť pri optimalizácii zásob ND?
V tomto smere možno hovoriť o štyroch krokoch. Skôr ako ich však spomeniem, musím povedať, že seriózne systémy EAM majú okrem modulu samotnej údržby aj modul skladu a tie sú vzájomne prepojené. Do systému, ktorý je v ponuke našej spoločnosti, sme dopracovali ďalšiu funkcionalitu, ktorá sa zaoberá hodnotením kritickosti ND a predpovedaním spotreby ND. Na vývoji týchto modulov sme spolupracovali so spoločnosťou IPA Slovakia, ktorá má v uvedených oblastiach bohaté know-how.
Čo sa týka spomenutých jednotlivých krokov, prvým z nich je optimalizácia procesného toku, pri ktorom sa spracuje analýza súčasného stavu procesov, identifikujú sa kritické miesta, navrhnú sa opatrenia a na základe nich sa vytvorí nový proces.
Druhým krokom je kategorizácia ND, kde sa na roztriedenie ND podľa dôležitosti využíva analýza ABC. Ďalej sa určí väzba ND na konkrétne zariadenie a stanovia sa kritické náhradné diely pre dané zariadenie z hľadiska dodacej lehoty, ceny, frekvencie poruchovosti daného dielu a pod. Na základe kritickosti si viem stanoviť, ktoré diely budem prednostne doobjednávať a sledovať v reálnom čase. Dôležité je definovať, ktoré stroje sú kritické z hľadiska prestojov a pri nich určiť, ktoré diely musia byť v sklade a ktoré budú prednostne predmetom sledovania. Sledovať treba aj parameter doby obratu zásoby ND, podľa ktorého tiež možno nastaviť určité modely doobjednávania. Keď máme k dispozícii všetky uvedené informácie, možno veľmi presne nastaviť automatický systém doobjednávania a sledovania zásob ND. Toto väčšina serióznych systémov EAM vrátane nami ponúkaného má.
Tretí krok, ktorý sme doplnili do systému EAM, sa týka hodnotenia kritickosti ND z finančného hľadiska. Na základe konkrétnych podkladov sa vypočítajú dva rozhodujúce údaje – náklady na odstávku zariadení bez prítomnosti ND a náklady na skladovanie konkrétneho ND. Podľa toho, ktorá hodnota je vyššia, budem daný ND mať v sklade alebo ho stačí v prípade potreby doobjednať.
Posledný krok, tiež doplnený do EAM, je predpoveď spotreby ND; na túto predpoveď sa využíva niekoľko rôznych štatistických metód. Dôležité je, aby skladový systém a systém údržby boli vzájomne prepojené. V rámci našich projektov máme zásadu: jeden používateľ, jeden systém. Posledné dva kroky majú zmysel hlavne vtedy, keď je skladový systém súčasťou EAM.
Model outsourcingu údržby nie je žiadnou novinkou už ani v slovenských podnikoch. Aký je vzťah tohto modelu s riadením a správou ND, aký je medzi nimi súvis?
Pokiaľ hovoríme v rámci outsourcingu o vysoko špecializovaných činnostiach, je pre podnik výhodnejšie, aby si dodávateľ služieb zabezpečil aj kompletný materiál.
V nastupujúcej dobe digitalizácie budú údaje jedným z rozhodujúcich aktív podnikov. Platí to aj v prípade oddelení údržby a správy ND?
Myslím si, že áno. Minimálne v oblasti know-how. Zoberme si príklad, že odíde nejaký údržbár, všetky poznámky zo zošita si zoberie so sebou a nestihne zaučiť žiadneho nástupcu. Nový pracovník v prípade výskytu problému nemá možnosť nahliadnuť do histórie činností daného zariadenia. Pokiaľ však podnik využíva informačný systém a údaje zostávajú v podniku, zostáva tam aj know-how. Bez neho sa nemožno v oblasti údržby posúvať vpred.
Pri nasadzovaní systému EAM si často ani samotní údržbári či manažment neuvedomujú výhody, ktoré to v konečnom dôsledku prináša. Keď príde požiadavka na rýchle vygenerovanie kvartálneho prehľadu napr. o nákladovosti na náhradné diely na halu č. 1, tak hľadať to v Exceli či v papierovej evidencii je otázka niekoľkých hodín či dní. EAM dokáže takýto report so zvolenými filtrami a kritériami vygenerovať za pár sekúnd, takže údržba sa môže ďalej venovať svojej hlavnej činnosti. Množstvo získavaných informácií má svoju hranicu, za ktorou už ďalšie informácie nemajú zásadný vplyv na výsledok rozhodovania a zbytočne zahlcujú databázu.
Ešte jedna poznámka v súvislosti s nástupom priemyslu 4.0. Existuje obava, že ľudí postupne nahradia rôzne technológie. Nami dodávaný systém má len charakter odporúčaní, avšak konečné rozhodnutie je vždy na človeku. On umožňuje automatizovaný zber údajov, automatizované spracovanie a analýzu údajov a pod. No čím viac sa proces automatizuje, tým väčšia šanca, že sa obsluha v tom stratí. Mali by existovať určité body „STOP“, keď sa obsluha rozhodne, akým smerom pustí proces rozhodovania ďalej.
Je nasadenie informačného systému jediným a postačujúcim krokom z hľadiska riadenia a správy ND?
Nie. Informačný systém je len nástroj. Za všetkým stoja ľudia a údaje. Implementácia informačného systému vždy závisí od prístupu zainteresovaných ľudí. Navyše aj dobré a kvalitné systémy sa dajú implementovať zle. Implementovaný systém treba „nakŕmiť“ správnymi údajmi a hlavne používateľ musí definovať, čo potrebuje evidovať. V prípade potreby sa realizuje väzba na údaje z iných systémov.
Aký odkaz máte pre tie podniky, ktoré stále váhajú, príp. rozmýšľajú nad zmenou v oblasti riadenia údržby a správy ND?
V rámci činnosti našej firmy a návštev priemyselných podnikov sa stretávame s rôznou úrovňou stavu – v niektorých prípadoch je to ukážkový poriadok v procesoch aj vo firemnej kultúre, inde je to systém pokus – omyl, cítite neochotu ľudí niečo meniť a nasadiť niečo nové. Nie som zástanca zmien za každú cenu a už vôbec nie radikálnym spôsobom. Pokiaľ firma dobre funguje, má prijateľné výsledky a stačí jej to, je otázka, či sa má niečo meniť a rozbiť takto zabehnutý systém. Odporúčam porovnanie s inými firmami rovnakého alebo podobného zamerania.
Ako vnímate vo vašej firme Priemysel 4.0 a príležitosti, ktoré tento fenomén prináša?
Priemysel 4.0 hovorí hlavne o digitalizácii výroby, procesov, zariadení, služieb. Všetko je o zbere údajov. To je parketa, ktorej sa venujeme už niekoľko rokov. Ponúkame systém, ktorý sníma údaje zo zariadení a na základe zaznamenaných prestojov identifikuje celkovú efektívnosť zariadenia (OEE). Tento systém možno prepojiť už so spomínaným systémom EAM, ktorý tiež dodávame. Okrem toho máme vlastné mobilné riešenie Inseko Web Interface (iWi), ktoré umožňuje operatívnu prácu v teréne a odstránenie papierovej administrácie. iWi približuje informačný systém údržbárovi a poskytuje mu všetky potrebné informácie o pracovnom príkaze, zariadení a pracovných postupoch. Sprostredkúva možnosť priamo pri oprave prezerať schémy a zapojenia zariadenia. Čiže trend digitalizácie nám vyhovuje, pretože v týchto oblastiach sme doma a ponúka sa nám väčší priestor na efektívne nasadzovanie informačného systému s cieľom údržby a správy majetku. Po sedemnástich rokoch na trhu v tejto oblasti pociťujeme, že sa čoraz viac začína zvyšovať záujem v podnikoch o riešenia typu EAM.
Ďakujeme za rozhovor.
