Náklady na údržbu sa pohybujú približne v rozmedzí 15 až 40 % z hodnoty produktu v závislosti od priemyselného odvetvia pôsobnosti organizácie, technologického vybavenia a efektivity nastavenia vnútorných procesov, a teda tvoria významnú časť výrobných nákladov. Vrcholový a tiež finančný manažment organizácie chce a aj potrebuje poznať odhadované náklady aj pre oblasť údržby.
Pri tvorbe reálnych podkladov pre plánovanie a definovanie nákladov na zabezpečenie údržby zariadení a správy majetku v podniku treba vziať do úvahy viacero faktorov s ohľadom na zvolené stratégie vychádzajúce z politiky údržby. Sumarizácia hodnôt prebieha na základe analýzy histórie vlastných činností, kondície technických systémov, koncepcie materiálno-technického zabezpečenia, predpokladanej miery outsourcingu a iných činiteľov ovplyvňujúcich priamo či nepriamo náklady na údržbu, napríklad plánované množstvo a variabilita výroby.
Typ a nastavenie parametrov volí oddelenie údržby na základe skúseností a systém je žiaduce neustále harmonizovať z reálnymi výsledkami. Miera reálneho odhadu závisí od kvality informačných systémov podniku, informačného systému údržby a informačných tokov v podniku. Naplnenie plánovaných cieľov sa odvíja od fyzickej aj termínovej dostupnosti zdrojov, skutočného naplnenia požiadaviek a úloh kladených na oddelenie údržby, od flexibility organizačnej štruktúry a od úrovne účinnej spolupráce s inými dotknutými oddeleniami.
Mať možnosť pracovať a disponovať informáciami poskytuje predpoklady pre správne rozhodnutia, optimalizáciu výrobných procesov a zvyšovanie produktivity a tým zlepšovanie pozície podniku na trhu, pretože len dobre zabezpečená údržba umožňuje efektívnu produkciu s minimalizovaným množstvom technických prestojov.
