Netreba sa dlho zamýšľať nad tým, kto by mal byť správcom dokumentácie. Určite mi viacerí dáte za pravdu, že by to mala byť údržba. Je už jedno, ktorá jej časť sa tomu venuje. Dôležité je, aby sa touto správou dokumentácie zaoberal technik, ktorý prešiel už viacerými pozíciami a má dostatočný prehľad (a určite niekoľkokrát na sebe pocítil, čo je to nemať dokumentáciu skutočného stavu). Nemal by to byť nejaký úradník.
Spravované výkresy a dáta musia byť prístupné každému, kto ich potrebuje pri svojej činnosti. Samozrejme, so zachovaním všetkých bezpečnostných pravidiel. Prístupnosť musí byť čo najjednoduchšia a čo možno v najrozšírenejšej forme zobrazenia. Mne sa z terajšieho pohľadu najviac pozdáva formát pdf. Umožňuje riadené vyhľadávanie, prezeranie, tlač a, samozrejme, spoločné využívanie. Povedal by som, že toto sú základné požiadavky.
U nás sme k správe dokumentácie pristúpili po svojom. Pripravili sa priestory, technika, spracovala sa veľká časť existujúcej dokumentácie, zabezpečil sa riadený príjem dokumentácie z nových investičných akcií. Technologické schémy liniek sú spravované dokonca na regionálnej úrovni. Máme spracovanú databázu pohonov a signálov na programovanie a vizualizáciu, ktorá sa pravidelne dopĺňa. Je z toho odvodený aj systém na riadený postup pri zaisťovaní pohonov. To tvorí dôležitú súčasť bezpečnosti všetkých pracovníkov pri práci na zariadeniach. Toto všetko je však podmienené prítomnosťou kvalitnej pracovnej sily. Bez nej je správa celej dokumentácie vzdušným zámkom.
Sú rôzne prístupy k tejto problematike. Jeden to skúša svojou cestou, iný sa prikláňa k profesionálnym riešeniam. Z dlhodobého pohľadu je efektívne, prehľadné a lacnejšie profesionálne riešenie, ktoré však vyberú odborníci a nie ekonomickí poradcovia. Prekvapuje ma, že ani niektoré nadnárodné spoločnosti nemajú v tomto smere úplne jasno. Snaha usporiť náklady (čo je v tejto dobe veľmi obľúbená téma) často vedie nevhodným smerom a doslova k likvidácii správy dokumentácie.
