Existujú dva typy spoločností – tie, ktoré si facility manažment – podporné činnosti hlavného zamerania, robia samé a potom tie, ktoré si na facility manažment našli subdodávateľov, čo im poskytuje väčší priestor na svoje hlavné zameranie. V oboch prípadoch sa ale častokrát stretávam s názorom, že „My žiaden softvér nepotrebujeme! Máme to v Exceli“.
Treba si ale uvedomiť, čo všetko facility manažment pokrýva. Asi prvá vec, ktorá nám napadne je, že (či už ako osoba alebo ako firma) potrebujeme vedieť, aký majetok vlastníme. Pokiaľ sa jedná o majetok osoby, asi nikto si ho nespisuje. Ale v spoločnosti zapisovanie už začína mať význam. Ďalej si potrebujeme evidovať, ako je o daný majetok postarané. Ak by sme to počítali na excelovské tabuľky, táto je prvá.
Ak má zamestnanec podať maximálny výkon pri svojej práci, musíme zabezpečiť 100% stav zariadení, s ktorými pracuje – či už priamo alebo nepriamo. Potrebujeme vedieť kedy a hlavne ako je potrebné majetok skontrolovať, či nastal čas na výmenu alebo je ešte vhodné zainvestovať do neplánovanej opravy. V tomto prípade by šlo už o druhú excelovskú tabuľku.
Aj keď sme už zamestnancom zabezpečili pracovné prostriedky, ďalším aspektom je kvalitné pracovné prostredie (napríklad aby v lete nebolo horúco, ale zasa v zime dostatočne teplo). V dnešnej dobe znižovania nákladov si potrebujeme sledovať, kde by sme mohli na energiách ušetriť, ale zároveň je dôležité zachovať pohodlie zamestnancov. Ak to chceme spraviť dobre, potrebujeme na to minimálne ďalšiu tabuľku.
Takto by sme mohli vo vypočítavaní excelovských tabuliek pokračovať ďalej. Keď si uvedomíme, že s každou touto tabuľkou vo firme pracuje viacero ľudí, zistíme, že vlastne už ani nevieme, kde je tá posledná verzia a či niekto neprepísal to, čo nemal. Toto všetko vie softvér zabezpečiť. Určite je to nástroj na to, aby sme mali všetky potrebné informácie pokope, aby sme si vždy zachovali aktuálnosť údajov a v neposlednom rade, aby nám svojou jednoduchosťou a rýchlosťou pomohol pri našej každodennej práci.
