Súčasná situácia využívania moderných technológií v budovách by nemala byť je ponechaná na náhodu. Nemali by chýbať spracované používateľské príručky technologického zariadenia budov, resp. interné predpisy na ich používanie, kontrolu a údržbu. Na druhej strane nie menej dôležitou sa ukazuje potreba profesionálov, ktorí by sa takouto činnosťou zaoberali.
V súčasnosti sa stále ešte stretávame so skutočnosťou, že užívanie modernej stavby sa často ponechá na subjektívne rozhodovanie majiteľa, resp. jej správcu, ktorí sú veľakrát laikmi a nemajú dostatok vzdelania a skúseností v oblasti prevádzkovania moderných technológií, a teda aj modernej stavby ako takej. Často u nich absentuje schopnosť stanoviť prioritu, resp. stratégiu používania, kontroly a údržby jednotlivých technologických zariadení, ktoré sú v budove inštalované. Ich nesprávne a nesystematické rozhodnutia tak spôsobujú progresívnu degradáciu technologického zariadenia a tým aj celého objektu.
Každá, nielen moderná stavba predstavuje komplexný technický systém zariadení, v ktorom existuje vzájomná spojitosť medzi zložkami subsystémov a konštrukcií (konštrukcie pozemných stavieb, tepelná ochrana budov, poruchy budov, ZTI, vykurovanie, klimatizácia a elektrické zariadenie budov a pod.). Preto správne používanie inštalovaných zariadení a technológií predpokladá spracovanie používateľskej príručky, jej podrobné ovládanie aj využívanie zamerané na dlhodobé spravovanie a monitorovanie všetkého technologického zariadenia, a tak aj celej budovy.
Prvý predpoklad kvalitného fungovanie prestavuje správne prevádzkovanie zariadenia a technológií. Nie menej dôležitými sú ich následné pravidelné obhliadky, servis, ale aj zabezpečovanie spätnej väzby, ktorá pomáha zlepšovať celkovú pohodu a stav jednotlivých prvkov v budove.
Nedostatky, ktoré vznikajú pri neodbornom používaní zariadení a technológií v budove, možno podľa závažnosti a najmä možných dôsledkov rozdeliť do troch kategórií:
• nedostatky, ktoré ohrozujú bezpečnosť užívania,
• nedostatky, ktoré znižujú úžitkovú hodnotu, zvyšujú prevádzkové náklady a časom môžu viesť k vzniku porúch,
• nedostatky používania technického zariadenia budov, ktoré môžu časom viesť k haváriám.
Dobre spracovaná a využívaná používateľská príručka tak predstavuje významný prvok nielen pre vypracovanú stratégiu využívania, ale aj údržby a odstránenia statických, hygienických a užívateľských nedostatkov, ktoré ohrozujú bezpečnosť stavy a jej užívateľov, ale aj pre vypracovanie plánu ekonomickej návratnosti a úspešnosti v rámci podnikateľských aktivít vlastníka budovy.Výsledky sa tak odrazia v predĺžení životnosti objektu, v úspore energie, v racionálnom finančnom manažmente, v kvalitnej administratíve nehnuteľnosti a spätnej väzbe a rozširovaní medzi verejnosťou.
Systémy v každej budove predstavujú značný vplyv na jej energetickú a prevádzkovú výkonnosť. Významným prvkom správneho využívania technologického manuálu budovy tak je napr. zníženie energetickej náročnosti budovy, ktoré možno dosiahnuť dôslednou kontrolou preukázania splnenia energetických a hygienických kritérií jednotlivých zariadení v budove. Keďže zabezpečenie potrebnej údržby a opráv musí vychádzať z poznania konkrétneho stavu daného technického zariadenia v objekte, údaje v používateľskej príručke môžu slúžiť ako východisko na podrobnejšiu dokumentáciu technického stavu. Prípravy programov opráv, údržby, rekonštrukčných zásahov a modernizácie si totiž vyžadujú celý rad informácií o pôvodnom technickom stave. Možno ich získavať nielen dôslednou diagnostikou technických zariadení, ale aj porovnávaním prvotných informácií práve z používateľskej príručky. Úlohou spracovania a využívania používateľskej príručky je preto snaha o sumarizovanie množstva informácií – údajov na hodnotenie vzhľadom na bezpečnosť, zdravotno-hygienické podmienky, životnosť, energetickú náročnosť, prevádzkovú nákladovosť a funkčné požiadavky užívateľov. Takto získane údaje dávajú predpoklad na reálne poznanie stavu celkového technického zariadenia v budove a prijatie ďalších rozhodnutí o ich ochrane, údržbe, rekonštrukcii, modernizácii a pod. Len dobre zostavený plán údržby, ktorý sa opiera o relevantné informácie, umožní nielen predĺžiť životnosť technického zariadenia budovy, ale aj znížiť riziko havárií, v dôsledku ktorých môže dôjsť k jej celkovému poškodeniu.
Podľa štatistických skúmaní a zahraničných skúseností predstavuje celkový objem vynaložených finančných prostriedkov počas životnosti stavby 1,5- až 3-násobok obstarávacích nákladov objektu. Plán údržby a opráv musí teda vychádzať nielen z presných pravidiel užívania, z poznania stupňa opotrebovania, ale aj z ukazovateľov technickej životnosti, ktoré udáva výrobca s tým, že sa prihliada na skutočný stav opotrebenia a doterajší rozsah uskutočnených udržiavacích prác, a z kompletnej projektovej dokumentácie.
Vypracovanie príručky na používanie a spracovanie modernej technológie v budove by malo vychádzať z projektovej dokumentácie. Najvýznamnejšiu úlohu pri jej tvorbe zohrávajú projektanti, avšak významnou mierou sa na jej zostavení musia podieľať aj samotní vlastníci a správcovia budovy. Pretože len komplexným uchopením problému je možné zaistenie disponibility budovy a jej zariadení, podpora jej hospodárskeho vývoja, zlepšovanie všetkých výkonov a optimalizácia energetickej spotreby. Dôležitým faktorom je aj zaistenie spokojnosti užívateľov budovy, jej kultivovaného vzhľadu a bezpečného, funkčného a ekologického prevádzkovania všetkých jej technických zariadení.
