Časť informácií môžeme získať z internetu či iných zdrojov, príp. od organizácií, ktoré tieto údaje zbierajú od prevádzkovateľov a poskytujú ich svojim členom. Informácie, ktoré sú takto dostupné, však nie sú vždy použiteľné a zvyčajne bývajú príliš všeobecné. Konkrétne informácie o našich zariadeniach sa musia nachádzať u nás. História prevádzky zariadenia i záznamy o jeho poruchách a údržbe sa určite nachádzajú v rámci organizácie. Často sú však rozptýlené, a preto je ich výpovedná hodnota nízka. V priebehu rokov sa v závislosti od poznatkov menili kritériá na sledovanie zariadenia.
Údaje sú preto v rôznej forme. Určite sa na tom podpísalo i striedanie pracovníkov, prípadne firiem, ktoré sa o zariadenie starali. Ak činnosti na zariadení vykonávali zamestnanci firmy, nachádzajú sa vo firme všetky potrebné informácie. V prípade výkonu práce externou firmou časť know-how odišlo mimo organizáciu. Samozrejme, že po vynaložení určitého úsilia sú i údaje získané z týchto zdrojov použiteľné a veľmi cenné. Ďalším zdrojom informácií sú starí pracovníci, tzv. „pamätníci“, ktorí si za roky svojej práce vytvorili komplexný obraz o zariadení, o jeho prevádzke i problémoch.
Generačná výmena pracovníkov však spôsobuje, že tieto vedomosti často odídu spolu s nimi. Stratu dôležitých informácií si začali uvedomovať i prevádzkovatelia, a preto sa vytvárajú pozície špecialistov s orientáciou na systémy. Ich úlohou nebude len sledovanie stavu systémov či komponentov, ale aj ďalšie činnosti, ako napr. zvyšovanie spoľahlivosti systémov, predchádzanie možným problémom, príprava náhrad systémov atď. V neposlednom rade majú za úlohu udržiavanie kontinuity informácií o zariadeniach a ich správne posudzovanie.
